5 loại kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

0
251

Kiểm soát nội bộ (tiếng anh là Internal Controls) là toàn bộ các quy tắc, quy trình và hồ sơ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin tài chính, kế toán nhằm hạn chế gian lận, biển thủ công quỹ trong doanh nghiệp. Tham khảo 5 loại kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp mới nhất.

#1. Kiểm soát bán hàng và giao hàng

Cam kết hợp lý về lịch giao hàng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác thì nhân viên bán hàng cần được phê duyệt.

Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn và có đánh số trước cùng chữ ký duyệt của người có thẩm quyền khi chấp nhận đơn đặt hàng.

Kiểm soát bán hàng và giao hàng
                                    Kiểm soát bán hàng và giao hàng

Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý: Nhân viên bán hàng và người phê duyệt hạn mức bán không được là một người. Cần tách biệt vai trò cũng như chức năng của 2 vị trí này.

Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng: Phiếu giao hàng nên đánh số, ngoài ra nên có thể một bản ghi về số lượng hàng đã giao và để người giao hàng có thể thêm thông tin.

Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng tiền mặt: Khuyến khích khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền, kiểm tra độc lập về các quỹ tiền mặt, ghi chép các nghiệp cụ phát sinh về thu tiền, sử dụng máy đếm tiền để đo lường chính xác,…

>>> Xem thêm: Kiểm soát nội bộ là gì? Kỹ năng kiểm soát nội bộ có cần thiết?

#2. Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng

Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng: Chuẩn hóa và đánh số phiếu, chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái.

Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Tách biệt chức năng đặt hàng và đề nghị mua hàng, phòng thu mua sẽ độc lập với các phòng khác, đơn đặt hàng phải được đánh số,…

Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng
                              Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng

Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập, hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng sau một khoảng thời gian nhất định,…

Nhận đúng hàng: Tách chức nhận hàng với mua hàng, biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nha cung cấp,…

Ngăn chặn hóa đơn đúp/giả do nhà cung cấp: Hóa đơn nên được số thứ tự và số tham chiếu của đơn đặt hàng.

Thanh toán mua hàng chính xác: Phòng mua hang nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán các vấn đề liên quan đến thành toán.

#3. Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và tài sản cố định

Bảo vệ hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho và thủ quỹ phải được tách biệt chức năng; hàng hóa/sản phẩm nhập và xuất kho phải có phiếu nhập và xuất hàng kèm chữ ký thủ kho, nên dán nhãn hàng tồn kho để hàng hóa không thất lạc, sử dụng phiếu lưu chuyển sản phẩm; phát hiện chênh lệch thì kiểm tra kỹ càng.

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
                                     Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho

Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ: Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định để đối chiếu với bản đăng ký tài sản cố định, tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định theo định kỳ, cập nhật bản đăng ký tài sản cố định.

>>> Tham khảo: Khóa học Kiểm soát nội bộ

#4. Kiểm soát nội bộ tiền mặt và tài khoản ngân hàng

Kiểm soát tiền mặt: Tạo sổ quỹ ghi thu – chi tiền mặt và quản lý tiền mặt, đưa ra hạn mức thanh toán tiền mặt, kế toán và thủ quỹ làm việc minh bạch.

Đối chiếu ngân hàng: Đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán bởi người có thẩm quyền kiểm tra. Phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu ngay với các chứng từ chi liên quan để có biện pháp xử lý.

Kiểm soát nhân viên thực hiên việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được phép.

Kiểm soát nội bộ tiền mặt
                                          Kiểm soát nội bộ tiền mặt

#5. Kiểm soát nội bộ hệ thống thông tin

Ủy quyền tiếp cận tài liệu của doanh nghiệp: Đồng bộ tài khoản của nhân viên, mỗi người sử dụng một tài khoản để thực hiện thao tác; mỗi người được quyền truy cập vào từng mục khác nhau tùy vị trí công việc,..

Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của doanh nghiệp: Lập bản sao dự phòng các tệp tin và bản ghi, quy trình lập bản sao dự phòng cần được lên kế hoạch chi tiết,…

Bảo vệ hệ thống máy tính: Cài đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm nào khi không có bản quyền/tự chạy mà không được sự phê chuẩn của bộ quản lý IT phù hợp.

Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho riêng mình cách kiểm soát nội bộ khác nhau, miễn sao nó phù hợp với văn hóa, quy định cùng với mục đích kinh doanh của tổ chức.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here